電子政務要求實現信息資源的共享，力爭實現“一次錄入、多次使用”，但在現實中，政務信息提供者卻經常要向不同的政府部門提供同一信息，造成了嚴重的資源浪費，也影響到政府服務的水平。出現這種現象的原因包括：制度缺位、部門利益與信息壟斷、信息不共享的后果、信息需求不明、政府部門信息化體系各異等。

多頭采集、重復建設不僅浪費巨大，使信息的采集與利用成本升高，還阻礙了部門間信息共享，加重了信息負擔，造成不良的政治影響。為此，建議一種基于共享的政務信息采集機制，對于加強政務信息的規范化管理、促進政府信息公開、開展電子政務具有極為重要的意義。本文僅就政務信息的采集規范與管理體系提出建議。

一、制定政務信息采集規范

政務信息采集規范是對采集范圍、采集方式與責任界定進行規范，避免重復采集與保證政務信息的完整采集。

1．確立采集的原則

在美國，《政府文書工作消減法案》對政務信息采集的原則（44 U．S．C．3501）作了如下規定：

（1）使個人、小企業、州及地方政府和其它客體的聯邦文書采集減至最小； 

（2）使聯邦政務信息采集、維護、使用與發布的費用降到最小； 

（3）最大程度地提高聯邦政府所采集信息的有用性。

《聯邦信息資源管理》指出：美國政府“機構應該采集或產生那些對機構職能的實現有重要作用的、具有實際效用的信息。”

加拿大政務信息資產管理 (MGIH) 政策第3條規定：“政府應使采集、產生和接收信息的花費最小化”。

筆者認為，以上原則均可供我國政務信息資源采集參考。為此，政務信息資源采集應當遵照以下基本原則：

（1）政府機構應優先采集與機構職能相關的、為履行職能具有重要作用與實際效用的基本信息；

（2）數據只能采集一次，并要在能有效完成維護任務的級別下運行，使政務信息采集、維護、使用與發布的費用降到最小； 

（3）實現某一級政府采集數據，各級政府共享數據，以實現整個政府范圍內多源數據的無縫集成，并能在政府部門間實現最大共享為目的。

（4）效能優先的原則，使信息采集、產生和接收信息的費用與它對機構和使用者的價值相稱。

2．明確采集范圍

在采集原則下確定采集范圍，可減少重復采集與政務信息流失的幾率，是使政務信息采集原則具有可操作性的基本措施。

采集范圍的確定需要同時考慮信息采集部門的行政職能與業務需求，若該政務信息涉及到多個部門的需求，還得確定信息共享的范圍，這是一個涉及到政府職能、管理權限、工作性質與服務群體等因素的復雜問題。為此，政務信息采集范圍的確定需要考慮以下問題：

（1）按照行政職能初步勾畫信息采集范圍

列出滿足政府職能和目標需求的信息采集對象，作為信息采集的初步范圍。

（2）分析采集對象可能涉及的工作部門

對初步確定的采集范圍進行分析，找出可能出現重復采集的區域。特別對于政府服務的多個用戶和用戶群，必須明確在哪里可能存在多個完全相同的信息采集區域，在初步建立的采集范圍內是否包含了同樣的或類似的信息。若該信息同時存在于多個政府部門，則需要建立信息采集聯合體并簽署政府部門間的共享協議，才可能在部門內和部門間實現最佳信息共享與規避信息的重復采集。在以上工作基礎上，形成政務信息采集范圍草案（含有聯合采集方案）。

（3）通過信息負擔調查，確定采集范圍

對信息采集范圍草案所涉及的信息提供者進行信息負擔調查，進一步清理可能疏忽的信息共享區。通過信息負擔調查，可以發現在設定的采集方案中，是否存在比預期分析更多的信息重復采集區，若有則應納入信息聯合采集范圍，以減輕用戶負擔并協商聯合采集。

在以上基礎上，基本可以確定政務信息的采集范圍（包括單獨采集與聯合采集），并使重復采集的可能降至最小。 

3．明確信息采集的責權利

信息采集所涉及到的供需雙方，對所應承擔的采集、加工、分類、上傳、使用、保密、預算分配等責任和權利要有明確規定，雙方盡可能用制度進行約束。信息共享聯合體的各部門間應簽訂責任狀，并將責任分解并落實到個人。

對按時保質完成采集、上傳任務的單位及個人應有獎勵辦法；對違反責任的行為要有切實可行的處罰措施。各部門還應制定一個可識別和可審計的責任框架，以據此對管理者每年在減少重復采集與執行信息共享上所取得的成績進行評估。

2.保障措施

僅僅通過政策與管理措施來規范政務信息資源管理是遠遠不夠的，必須設立多種保障措施來監督制度的執行。1988年美國就提出減輕文書負擔的手段，并要求降低政務信息采集成本。加拿大也早在1989年就制定了《政務信息資源管理政策》，規定“政府應當通過免除非必要的信息采集來減輕公眾的信息負擔”，但均未得到有效執行。因為由于多種原因政府各部門是不會支持這類變革的，必須政府強制執行才可能生效。因此必須加強監管來督促制度的執行。

為此，建議我國在政務信息采集上也要加強監管和保障力度。具體有如下建議：

1．組建跨部門信息管理協調的責任主體

在現行體制下，政務信息資源的采集一般都按政府部門業務條塊進行，在采集的規劃、組織、資金上仍然各自為政，缺乏責任主體對信息采集與共享進行組織協調和運行工作負責。建議組建相關責任主體來協調部門間政務信息管理的組織、審查、監督與資金配置，其實這應當不僅是政務信息采集與共享的單獨需求，整個政務信息資源管理中均需要該責任主體的協調運作。

2．構建統一的政務信息采集平臺

構建一個政務信息采集平臺，由它統一采集相關的政務信息，是確保有效采集政務信息的基礎設施。有了信息采集平臺，信息提供者無須向多個政府機構多次報送同一信息，而只需將信息一次性提交到該平臺，該平臺可根據各政府部門的信息需求，將所采集的信息分配到相應部門的應用系統。這不僅減少了信息采集的成本，還一步跨越了信息共享的技術障礙與人為阻力。

3．強化監督與審批的制度保證

建立信息采集審批制度可較為客觀地審定政務信息的采集范圍，協調各部門的利益。

（1）建立信息采集審批制度

為避免政府部門對非必要信息的大量采集，在政府部門劃定了必須要采集的信息范圍后，需要進行再次客觀地確認，因此建立政務信息采集審批制度就很重要。

（2）強化外部監督

在我國可以動用具有監督權的部門（人大、紀檢監察等）作為監督主體，以第三方作為評估單位，對政府部門執行基于信息共享的政務信息采集進行外部監督，包括政府部門對業務信息進行采集、使用和管理行為的監督，對信息平臺建設與維護狀況的監督，對信息提供者信息負擔的監督等。

為了實現有效的監督，一套科學合理的績效評估體系也是必不可少的。制定績效指標和管理程序，以對照預期成果對實際情況進行監測，可加大外部監督力度。

3.采集渠道與方式

可供政務信息資源采集的渠道有兩條：由政府機構采集，交由第三方機構采集。究竟采取哪條渠道或何種方式采集政務信息，需要依據以下兩條原則：

第一，依據政務信息的獲取權限與共享狀況來確定政務信息的采集渠道與方法；第二，以效能優先和效益優先為原則。

1．獲取權限與采集渠道

根據可被獲取的權限，政務信息可分3類：

（1）可進入公有領域的信息。這類政務信息可以無條件公開，屬于無使用限制的政務信息。

（2）限制訪問的信息。已經公開，但其訪問權限由于個人信息保護、隱私等原因，需要有條件的開放。

（3）暫時不可以公開的信息。

基于我國目前情況，除第一類信息可考慮交由第三方采集外，其他兩類政務信息，為有效地保護國家利益與個人信息，必須由政府采集的。

通過其它機構或私營部門現有的服務或渠道來采集政務信息，并不是將信息產生或采集的功能毫無選擇地交給他們，還需要考慮到，在多數情況下被第三方采集的這類信息，并不存在由政府機構采集它而產生政府功能，且能確保方便查詢與交流。在這一指導原則下，由第三方采集某些政務信息，除有助于充分利用政務信息資源，還可推動和刺激經濟的發展。例如，深圳市對出租屋的管理涉及到3個部門（房屋管理部門、計劃生育部門和派出所），這3個部門都需要收集出租屋的基本信息，不僅工作量大而且重復采集，資金浪費很大。深圳市政府機關改變思路，向物業管理公司購買這部分信息，獲得了格式統一的標準信息，大大簡化了基層人員的工作，又達到用最低成本滿足信息共享的需求。

2．協同采集與動力機制

確定政務信息的采集方式，還需要根據政府部門對信息應用需求的具體情況確定，特別要考慮跨部門信息共享和業務協同的穩步推進。某些政務信息可由產生該信息的政府機構直接采集，但若該信息產生機構與其他政府機構在職能定位上有重疊，就得考慮聯合采集與信息共享。

我國政府的許多部門在職責定位上存在一定程度的交叉和覆蓋，這就造成了不同的上級機關在信息采集時會存在交叉，選擇聯合采集的方式則更為恰當。例如在很多領域，如健康、社會福利、勞動、交通和教育等，省政府和省轄市級政府都是重要的政務信息產生者，在該領域的政務信息采集中，省政府就必須與該市政府協同合作。信息只有協同合作的采集，才可能做到共享，但這需要在一定利益機制的驅動下。這個利益機制應當是“成本與效益”，政府必須要求政府各部門計算與核查信息采集的成本與效益并以此制定績效評價，才可能迫使具有共同行政職能與明確的業務需求的政府部門，主動找準各方面需求和利益結合點，通過需求對接和利益互換達到基于信息共享的信息采集目的，在這里“成本與效益”政策就成為政府部門間利益協調的動力機制。協同合作的采集可分為平等參入與主導協同的方式，均需要根據行政職能與業務需求予以選擇。